Kurzübersicht
| Kriterium | Nextcloud | OneDrive / SharePoint |
|---|---|---|
| Preis | Software kostenlos, Hosting nötig | ab €5,60/Monat/User (in Microsoft 365) |
| Speicher | Unbegrenzt (eigene Hardware) | 1 TB/User (Microsoft 365 Business) |
| Dateisync | Ja (Desktop + Mobile) | Ja (Desktop + Mobile) |
| Office-Integration | Collabora Online (kostenlos) | Microsoft Office (nahtlos) |
| Kalender | Ja (CalDAV) | Ja (Outlook/Exchange) |
| Kontakte | Ja (CardDAV) | Ja (Outlook/Exchange) |
| Videocalls | Nextcloud Talk | Microsoft Teams |
| Datenspeicherort | Ihr Server / Ihre Wahl | Microsoft-Server (EU oder US) |
| DSGVO | Volle Kontrolle | Abhängig von MS-Konfiguration |
| Admin-Aufwand | Server-Wartung nötig | Microsoft übernimmt |
| Offline-Zugriff | Ja | Ja |
| Betriebssysteme | Windows, macOS, Linux, iOS, Android | Windows, macOS, iOS, Android |
| Verschlüsselung | Server-seitig + optional E2E | In Transit + at Rest |
Nextcloud im Detail
Nextcloud ist eine selbst gehostete Cloud-Plattform. Dateispeicherung, Synchronisation, Kalender, Kontakte, Videokonferenzen (Talk), E-Mail und mehr — alles auf Ihrem eigenen Server oder einem Hoster Ihrer Wahl.
Stärken
Volle Datenkontrolle. Ihre Dateien liegen auf Ihrem Server. In Ihrem Büro, bei Ihrem Hoster in Wien, in Ihrem Rechenzentrum in Österreich. Kein US-Unternehmen hat Zugriff. Kein CLOUD Act. Für die DSGVO ist das die sauberste Lösung.
Kein Speicherlimit. OneDrive gibt 1 TB pro User. Klingt viel, bis eine Agentur Videodateien speichert oder ein Architekturbüro BIM-Modelle ablegt. Bei Nextcloud bestimmen Sie den Speicher — eine 8-TB-Festplatte kostet einmalig €200. Keine monatlichen Kosten pro Gigabyte.
Alles in einem. Dateien, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen, Videocalls (Talk), Office-Dokumente (Collabora) — eine Plattform statt fünf Abos. Ersetzt im Idealfall: Dropbox + Google Calendar + Zoom + Trello.
App-Ökosystem. Hunderte Erweiterungen: Deckboard (Kanban), Forms (Umfragen), Bookmarks, Passwortmanager. Alles kostenlos.
Keine Abo-Falle. Nextcloud gehört Ihnen. Wenn die Document Foundation morgen aufhört, läuft Ihre Installation trotzdem weiter. Vergleichen Sie das mit dem Szenario, in dem Microsoft die Preise für OneDrive erhöht — was regelmäßig passiert.
Schwächen
Server-Wartung nötig. Nextcloud muss irgendwo laufen — auf einem lokalen Server oder bei einem Hoster. Updates, Backups, Monitoring. Kein Aufwand, den Sie als Unternehmer selbst machen sollten. Entweder Ihr IT-Dienstleister übernimmt das, oder Sie nutzen Managed Hosting.
Office-Bearbeitung. Collabora Online (die eingebaute Office-Lösung) funktioniert für grundlegende Bearbeitung, ist aber nicht auf dem Niveau von Microsoft Office Online. Für komplexe Excel-Tabellen oder aufwendige Formatierungen merkt man den Unterschied.
Kein Outlook-Ersatz. Nextcloud hat Kalender und Kontakte, aber kein E-Mail. In Kombination mit Thunderbird funktioniert das gut (CalDAV/CardDAV), aber die Integration ist nicht so nahtlos wie Outlook + Exchange.
Lernkurve. Die Desktop-App funktioniert ähnlich wie Dropbox oder OneDrive — Ordner synchronisieren, fertig. Aber die Web-Oberfläche und erweiterte Funktionen (Freigaben, Workflows, Apps) brauchen Einarbeitung.
OneDrive / SharePoint im Detail
OneDrive ist Microsofts Cloud-Speicher, tief integriert in Microsoft 365. SharePoint ergänzt es um Team-Websites, Dokumentenbibliotheken und Workflow-Automatisierung. Zusammen bilden sie das Rückgrat von Microsofts Kollaborationsplattform.
Stärken
Nahtlose Microsoft-Integration. Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, ist OneDrive einfach da. Word speichert direkt in OneDrive, Teams-Dateien landen in SharePoint, Outlook-Anhänge werden als OneDrive-Links versendet. Kein Setup, keine Konfiguration.
Echtzeit-Zusammenarbeit. Mehrere Personen bearbeiten gleichzeitig ein Word-Dokument in OneDrive. Änderungen erscheinen in Echtzeit. Versionsverlauf, Kommentare, @-Mentions — alles integriert.
Kein eigener Server nötig. Microsoft betreibt die Infrastruktur. Updates, Backups, Verfügbarkeit — darum kümmert sich Microsoft. Sie brauchen keinen IT-Dienstleister für die Server-Wartung.
SharePoint-Workflows. Für Unternehmen mit strukturierten Prozessen: Freigabe-Workflows, automatische Dokumentenverwaltung, Power Automate für Automatisierungen. Das ist eine Liga, in der Nextcloud nicht mitspielt.
Breite Kompatibilität. Jeder kennt Microsoft. Dateien teilen, gemeinsam bearbeiten, externe Gäste einladen — das funktioniert reibungslos mit Partnern und Kunden, die ebenfalls Microsoft nutzen.
Schwächen
Kosten. OneDrive ist nicht separat erhältlich — es kommt mit Microsoft 365 ab €5,60/Monat/User (Business Basic) oder €12,50/Monat/User (Business Standard mit Desktop-Apps). Bei 10 Usern: €672-1.500/Jahr. Jedes Jahr. Für immer.
1 TB Speicherlimit. Klingt viel, ist aber für Unternehmen mit großen Dateien schnell erreicht. Zusätzlicher Speicher kostet extra und wird teuer.
CLOUD Act. Microsoft unterliegt als US-Unternehmen dem CLOUD Act. US-Behörden können theoretisch Zugriff auf Daten verlangen — auch wenn diese in EU-Rechenzentren gespeichert sind. Microsofts “EU Data Boundary” verbessert die Situation, löst das grundlegende Problem aber nicht.
Vendor Lock-in. Je tiefer Sie im Microsoft-Ökosystem sind, desto schwieriger wird ein Wechsel. SharePoint-Workflows, Power Automate-Flows, Teams-Integrationen — das alles zurückzubauen ist aufwendig und teuer.
Admin-Komplexität. SharePoint ist ein mächtiges Tool — und entsprechend komplex. Berechtigungsmanagement, Site-Strukturen, Compliance-Einstellungen. Für Kleinunternehmen oft überdimensioniert.
Kosten im Vergleich
Rechenbeispiel: 10 Mitarbeiter, 5 Jahre.
Nextcloud (selbst gehostet)
| Posten | Einmalig | Jährlich | 5 Jahre |
|---|---|---|---|
| Server-Hardware (NAS/Mini-PC) | €800 | — | €800 |
| Einrichtung durch IT-Dienstleister | €400 | — | €400 |
| Festplatten (2× 4 TB, RAID) | €300 | — | €300 |
| Wartung (Updates, Monitoring) | — | Im Rahmen der IT-Betreuung | €0 extra |
| Strom | — | ~€50 | €250 |
| Gesamt | €1.500 | ~€50 | ~€1.750 |
OneDrive (mit Microsoft 365 Business Basic)
| Posten | Einmalig | Jährlich | 5 Jahre |
|---|---|---|---|
| Lizenz (€5,60 × 10 × 12) | — | €672 | €3.360 |
| Einrichtung | €200 | — | €200 |
| Zusatzspeicher (falls nötig) | — | €100-500 | €500-2.500 |
| Gesamt | €200 | €672-1.172 | €4.060-6.060 |
Ersparnis mit Nextcloud über 5 Jahre: €2.300-4.300.
Und das bei nur 10 Usern. Bei 20 Usern verdoppeln sich die Microsoft-Kosten, während die Nextcloud-Kosten nur minimal steigen (gleicher Server, gleiche Festplatten).
Managed Nextcloud Hosting
Wenn Sie keinen eigenen Server betreiben wollen:
| Posten | Jährlich | 5 Jahre |
|---|---|---|
| Managed Hosting (z.B. Hetzner + Nextcloud) | €500-800 | €2.500-4.000 |
| Einrichtung | €200 (einmalig) | €200 |
| Gesamt | €700-1.000 | €2.700-4.200 |
Immer noch günstiger als Microsoft — und mit voller Datenkontrolle bei einem europäischen Hoster.
Datenschutz & DSGVO
Nextcloud
- Daten liegen dort, wo Sie es bestimmen — in Ihrem Büro, bei einem österreichischen Hoster, auf Ihrem eigenen Server
- Kein US-Unternehmen hat Zugriff auf Ihre Daten
- Server-seitige Verschlüsselung inklusive, End-to-End-Verschlüsselung optional
- Sie sind der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter — oder wählen bewusst einen EU-Hoster
- Keine Telemetrie, keine Analyse Ihrer Nutzungsdaten
OneDrive / SharePoint
- Daten standardmäßig in EU-Rechenzentren (seit “EU Data Boundary”)
- Microsoft unterliegt dem US CLOUD Act — Zugriff durch US-Behörden theoretisch möglich
- Umfangreiche Telemetrie (einschränkbar, nicht vollständig deaktivierbar)
- Microsofts Datenschutzbestimmungen sind 50+ Seiten lang — die meisten Unternehmen lesen sie nicht
- Die österreichische Datenschutzbehörde hat Microsoft 365 nicht verboten, empfiehlt aber eine Datenschutz-Folgenabschätzung
Unsere Einschätzung: Für Kanzleien und andere Unternehmen mit hochsensiblen Daten ist Nextcloud datenschutzrechtlich die sicherere Wahl. Nicht weil Microsoft per se unsicher ist, sondern weil weniger Dritte = weniger Angriffsfläche = weniger Risiko.
Migration: Von OneDrive zu Nextcloud
Der Wechsel ist technisch unkompliziert:
- Nextcloud einrichten (Server oder Hosting, 2-4 Stunden)
- Daten kopieren (OneDrive-Ordner herunterladen, auf Nextcloud hochladen)
- Desktop-Client installieren (ersetzt den OneDrive-Client, gleiche Logik: Ordner synchronisiert sich)
- Nutzer einrichten (Accounts, Ordnerstruktur, Freigaben)
- OneDrive kündigen (erst wenn alles stabil läuft)
Typische Migrationsdauer für ein 10-Personen-Unternehmen: 1-2 Tage inklusive Einrichtung und Einschulung.
Was Sie nicht migrieren können: SharePoint-Workflows, Power Automate-Flows, Teams-Integrationen. Wenn Sie diese intensiv nutzen, ist eine Migration aufwendiger und muss sorgfältig geplant werden.
Unsere Empfehlung
Für Kleinunternehmen unter 20 Mitarbeitern empfehlen wir Nextcloud — selbst gehostet oder bei einem EU-Hoster. Sie sparen Geld, behalten die Datenkontrolle, und der Funktionsumfang reicht für die allermeisten Anforderungen.
Für Unternehmen, die bereits tief im Microsoft-Ökosystem stecken (SharePoint-Workflows, Power Automate, Teams als zentrale Plattform): Bleiben Sie bei OneDrive. Die Wechselkosten überwiegen die Ersparnis. Aber prüfen Sie, ob alle Mitarbeiter wirklich Microsoft 365 brauchen — oder ob einige mit LibreOffice und Nextcloud auskommen.
Für Unternehmen mit hohem Datenschutzbedarf (Kanzleien, Steuerberater): Nextcloud auf einem lokalen Server. Mandantendaten gehören nicht in eine US-Cloud — egal wie viele EU-Rechenzentren Microsoft baut.
Unsicher? Kontaktieren Sie uns. Wir schauen uns Ihre aktuelle Situation an und geben eine ehrliche Empfehlung — unabhängig davon, welche Lösung für uns mehr Arbeit bedeutet.