Kurzübersicht
| Kriterium | OnlyOffice | Microsoft Office 365 |
|---|---|---|
| Preis (Desktop) | Kostenlos | ab €12,50/Monat/User |
| Preis (Server/Zusammenarbeit) | Kostenlos bis 20 User | Im Abo enthalten |
| Echtzeit-Zusammenarbeit | Ja (OnlyOffice Docs) | Ja |
| Microsoft-Kompatibilität | Sehr gut (nativ OOXML) | Referenz |
| Offline-Nutzung | Ja (Desktop-Apps) | Ja |
| Self-Hosting möglich | Ja | Nein |
| DSGVO-Konformität | Volle Kontrolle (Self-Hosted) | US-Cloud (CLOUD Act) |
| E-Mail-Client | Nein (kein Outlook-Ersatz) | Outlook enthalten |
| Mobile Apps | Ja (iOS, Android) | Ja |
| VBA-Makros | Nein | Ja |
| Reife des Projekts | Jünger, aktive Entwicklung | 30+ Jahre, Branchenstandard |
OnlyOffice im Detail
OnlyOffice kommt von der lettischen Firma Ascensio System SIA. Die Software gibt es in zwei Varianten: die Desktop Editors (kostenlose Office-Apps für Windows, Mac, Linux) und OnlyOffice Docs (eine Server-Anwendung für Browser-basierte Zusammenarbeit).
Stärken
Microsoft-Kompatibilität. Das ist der Hauptgrund, OnlyOffice statt LibreOffice zu wählen. OnlyOffice verwendet OOXML (das Microsoft-Format .docx, .xlsx, .pptx) als natives Dateiformat — nicht als Import/Export. Das bedeutet: Dokumente sehen fast identisch aus wie in Microsoft Office. Keine Verschiebungen, keine fehlenden Schriften, keine kaputten Tabellen. Für Unternehmen, die regelmäßig Dokumente mit Microsoft-Nutzern austauschen, ein entscheidender Vorteil.
Echtzeit-Zusammenarbeit. Mit OnlyOffice Docs arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument — im Browser, ohne Desktop-App. Änderungen erscheinen in Echtzeit. Kommentare, Versionsverlauf, Zugriffsrechte. Das kann LibreOffice so nicht. Nur Microsoft Office Online bietet Vergleichbares.
Nextcloud-Integration. OnlyOffice Docs lässt sich direkt in Nextcloud einbinden. Sie klicken auf eine Datei in Nextcloud, sie öffnet sich im Browser in OnlyOffice, Sie bearbeiten sie — allein oder mit Kollegen. Das ist eine echte Alternative zu SharePoint + Office Online, ohne monatliche Lizenzkosten.
Self-Hosting. OnlyOffice Docs läuft auf Ihrem eigenen Server. Docker-Container installieren, Nextcloud-Plugin aktivieren, fertig. Keine Daten verlassen Ihr Netzwerk. Für Unternehmen mit hohen DSGVO-Anforderungen ideal.
Moderne Oberfläche. OnlyOffice sieht aus wie Microsoft Office — bewusst. Das senkt die Umstellungshürde für Mitarbeiter. Kein “Das sieht aber anders aus”-Problem wie bei LibreOffice.
Schwächen
Weniger ausgereift. OnlyOffice ist jünger als LibreOffice und Microsoft Office. Manche Funktionen fehlen oder sind nicht so tief implementiert. Komplexe Pivot-Tabellen, erweiterte Formeln, Makros — hier stoßen Sie schneller an Grenzen als bei Excel.
Kein VBA-Support. OnlyOffice hat eine eigene Makro-Sprache (JavaScript-basiert), unterstützt aber keine VBA-Makros. Wenn Ihre Buchhaltung mit komplexen Excel-VBA-Makros arbeitet, ist OnlyOffice keine Option.
Kein E-Mail-Client. OnlyOffice hat kein Outlook-Äquivalent. Sie brauchen einen separaten E-Mail-Client — Thunderbird ist die naheliegende Lösung. Die Integration von Mail, Kalender und Kontakten ist nicht so nahtlos wie bei Microsoft.
Freemium-Modell. Die Desktop-Apps sind wirklich kostenlos. Aber OnlyOffice Docs (die Server-Version) hat in der Community-Edition ein Limit von 20 gleichzeitigen Verbindungen. Für größere Teams brauchen Sie die Enterprise-Edition — und die ist nicht billig.
Kleineres Ökosystem. Weniger Add-ons, weniger Community-Support, weniger Tutorials als bei LibreOffice oder Microsoft. Bei Problemen sind Sie stärker auf die offizielle Dokumentation angewiesen.
Microsoft Office im Detail
Microsoft 365 Business ist der Branchenstandard. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Teams — alles in einem Abonnement. Die Details kennen Sie wahrscheinlich. Hier die Kurzversion, wie es sich im Vergleich zu OnlyOffice verhält.
Stärken gegenüber OnlyOffice
Vollständiges Ökosystem. Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Planner, Power Automate — alles integriert. OnlyOffice liefert nur die Office-Kernfunktionen, den Rest müssen Sie aus anderen Quellen zusammenstellen.
Excel-Power. Für komplexe Tabellenkalkulationen — Pivot-Tabellen, Power Query, VBA-Makros, große Datenmengen — ist Excel nach wie vor die Referenz. OnlyOffice Calc kommt nicht annähernd heran.
30 Jahre Reife. Jede erdenkliche Funktion wurde implementiert, getestet, optimiert. Edge Cases, die in OnlyOffice abstürzen, funktionieren in Microsoft Office seit Jahren.
Support-Ökosystem. Offizielle Microsoft-Doku, tausende Drittanbieter, YouTube-Tutorials für jedes Problem. Bei OnlyOffice-Problemen wird die Suche schwieriger.
Schwächen gegenüber OnlyOffice
Kosten. €12,50/Monat pro User (Business Standard). Bei 10 Mitarbeitern: €1.500/Jahr. Über 5 Jahre: €7.500. OnlyOffice Desktop + Docs kostet für dieselbe Teamgröße: €0-2.000 einmalig.
Datenschutz. Microsoft 365 speichert Daten auf Microsoft-Servern unter US-Recht (CLOUD Act). OnlyOffice Self-Hosted speichert alles auf Ihrem Server, unter österreichischem Recht.
Vendor Lock-in. Je tiefer Sie im Microsoft-Ökosystem stecken, desto teurer wird ein Wechsel. OnlyOffice verwendet offene Formate und kann jederzeit ersetzt werden.
Kein Self-Hosting. Ihre Daten liegen bei Microsoft. Punkt.
Kosten im Vergleich: 10 Mitarbeiter, 5 Jahre
Microsoft 365 Business Standard
| Posten | 5 Jahre |
|---|---|
| Lizenzen (€12,50 × 10 × 60 Monate) | €7.500 |
| Einrichtung & Migration | ~€800 |
| Gesamt | ~€8.300 |
OnlyOffice Self-Hosted (mit Nextcloud)
| Posten | 5 Jahre |
|---|---|
| OnlyOffice Desktop Editors | €0 |
| OnlyOffice Docs (Community Edition, bis 20 User) | €0 |
| Nextcloud-Server (Hardware) | ~€800 |
| Einrichtung (Nextcloud + OnlyOffice Docs) | ~€1.200 |
| Wartung (im Rahmen IT-Betreuung) | €0 extra |
| Gesamt | ~€2.000 |
OnlyOffice Enterprise (ab 20 User)
| Posten | 5 Jahre |
|---|---|
| Enterprise-Lizenz (~€1.200/Jahr) | €6.000 |
| Server-Hardware | ~€800 |
| Einrichtung | ~€1.200 |
| Gesamt | ~€8.000 |
Für Teams bis 20 Personen spart OnlyOffice Community Edition ~€6.300 über 5 Jahre. Ab 20+ Personen wird die Enterprise-Lizenz nötig — dann schrumpft der Kostenvorteil gegenüber Microsoft auf nahezu null.
OnlyOffice vs LibreOffice — Wann was?
Da wir beide empfehlen, hier die Abgrenzung:
Wählen Sie OnlyOffice, wenn:
- Sie Echtzeit-Zusammenarbeit im Browser brauchen
- Sie regelmäßig Dokumente mit Microsoft-Nutzern austauschen (bessere Formatkompatibilität)
- Sie Nextcloud bereits nutzen oder einsetzen wollen
- Ihre Mitarbeiter eine Microsoft-ähnliche Oberfläche erwarten
Wählen Sie LibreOffice, wenn:
- Sie hauptsächlich lokal arbeiten (keine Browser-Zusammenarbeit nötig)
- Sie komplexere Tabellenkalkulation brauchen (Calc ist mächtiger als OnlyOffice Spreadsheet)
- Sie maximale Unabhängigkeit wollen (reines Open Source, keine Firma dahinter)
- Ihre Mitarbeiter keine Echtzeit-Zusammenarbeit brauchen
In der Praxis kombinieren manche unserer Kunden beides: LibreOffice Desktop für den Alltag, OnlyOffice Docs in Nextcloud für kollaborative Dokumente.
Unsere Empfehlung
Für Agenturen und Beratungsunternehmen mit 5-20 Mitarbeitern: OnlyOffice + Nextcloud. Die Echtzeit-Zusammenarbeit ist ein echter Gamechanger, und die Microsoft-Kompatibilität löst das häufigste Problem beim Wechsel weg von Office 365.
Für Einzelunternehmer und kleine Büros (unter 5 Personen): LibreOffice reicht wahrscheinlich. OnlyOffice lohnt sich erst, wenn Sie tatsächlich im Team an Dokumenten arbeiten.
Für Unternehmen über 20 Mitarbeitern mit intensiver Zusammenarbeit: Microsoft 365 bleibt pragmatisch die bessere Wahl. Die OnlyOffice Enterprise-Lizenz spart kaum Geld, und die Microsoft-Integration (Teams, SharePoint, Exchange) ist schwer zu ersetzen.
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